O que é Custo “Fixo”?
O que trago aqui, são conceitos de Gestão que já utilizei em inúmeras empresas na Implantação de Desdobramento de Custos e Orçamento Base Zero, nesses 20 anos de carreira, que questiona todo o status quo da empresa e põe em cheque toda e qualquer afirmação sobre Custo “Fixo”.
Composição de Orçamento
Para quem vive no mundo corporativo, é empreendedor ou mesmo presta consultoria na área de orçamentação e finanças, sabe que, virando o semestre, chega o momento que o trabalho de definição de premissas orçamentárias, rodadas de aprovação, etc, começa a ganhar espaço.
Em resumo: com o desdobrar da revisão do Planejamento Estratégico, o Orçamento vem logo na sequência.
Então se sua empresa é realmente voltada ao Alto Desempenho, você terá um bom trabalho pela frente.
Quando me refiro à “voltada para o Alto Desempenho”, quero dizer que sua empresa não é daquelas que simplesmente olha o orçamento histórico, faz uma correção “aqui e ali” e declara o orçamento do novo ciclo.
A importância dos questionamentos no orçamento
Se sua empresa e as pessoas que nela estão inseridas na alta gestão, entendem o orçamento de forma séria, teremos inúmeros questionamentos dos “porquês” disso ou daquilo.
Serão questionadas a forma com que fazemos as coisas, os processos, os estoques, o quadro de pessoal, etc.
E nesse contexto, convido-lhe à refletir sobre um conceito “viciado” na Controladoria e Finanças, especialmente por quem tem uma veio menos “Gestão” e mais “Contábil”: o Custo “Fixo”.
O Custo Fixo no Orçamento
Veja, esqueça as regras contábeis e abra a mente para falarmos nesse tema e garanto que pode te trazer insights valiosos sobre como trabalhar de forma diferente e mais econômica nesse sentido.
Primeiramente, conceito: por definição em gestão, Custo Fixo é tudo aquilo que sua empresa não consegue cortar de maneira alguma para que a operação funcione.
Isso não é jogo de palavras: Custo Fixo não pode ser cortado! Mas o grande ponto está em o que você classifica como Custo “Fixo” e não dá a devida atenção de otimizar?
Classificação de Custo Fixo para Otimização do Orçamento
Esse é o ponto!
Eu já vi empresas prestadoras de serviços de manutenção em distribuição de energia com contratos de performance, classificando Mão-de-Obra Direta (MOD) como Custo Fixo.
Sim, você entendeu direito: se eu tenho um contrato de performance, o cliente não me paga por número de equipes, mas sim pelo volume de serviços que eu executo.
Isso quer dizer que, se eu otimizar os fluxos de trabalho, usar tecnologia, treinar as pessoas e conseguir fazer um volume maior de serviços com uma mesma equipe, não preciso “habilitar” mais equipes, classificando-as como Custo “Fixo”.
Mas aí vem a pergunta: por que a grande maioria dos Gestores não propõem isso? Porque dá trabalho!
E por que otimizar a classificação dos custos fixos?
Sim, você terá que fazer a gestão da produtividade das equipes, se indispor com Sindicato (muitas vezes) mas garanto que o ganho vale a pena.
Como exemplo simples disso, em um caso desses, conseguimos uma otimização de 28% no tal Custo “Fixo” do cliente.
Elevamos seu EBITDA em quase 16%, só introduzindo processos mais fluídos e Gestão da Produtividade Operacional.
Esse é um exemplo com MOD, mas existem inúmeros outros:
Contratos de fornecimento de energia, lubrificação e manutenção em geral, o famoso OverHead, estoques e suas políticas de ressuprimento, etc.
Como fazer para classificar os Custos Fixos?
Ok, mas por onde eu começo, Cícero? O primeiro ponto é utilizar uma lei que nunca sai de moda: Pareto!
Entenda quais são seus chamados Custos “Fixos” mais representativos e os selecione.
Trabalho em equipe para classificar os custos fixos
Depois do Pareto, sugiro que você introduza uma equipe multidisciplinar (de várias áreas distintas) como Grupos de Trabalho, Grupos de Melhoria, 8D (esse eu adoro), CCQ, Hackathon ou Kaizen.
Entregue então para cada um dos grupos os Custos “Fixos” mais representativos.
Logo após, o time pode utilizar técnicas como Duplo Diamante (divergência / convergência), Cost Deployment (Desdobramento de Custos), Metaplan, etc, para executar brainstorms / brainwritings.
O foco é chegar a opções de como trabalhar variáveis para cada um desses custos, minimizando-os ou otimizando-os.
Pessoas, Processos e Tecnologia
As ações idealizadas de mudança ou melhoria, devem sempre contemplar uma abordagem holística com vistas em 3 espectros: Pessoas, Processos e Tecnologia.
Os grupos devem ter um cronograma de trabalho, e objetivos SMART (Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e com Tempo definido) para cada um deles, com ranges de redução R$ / % e prazos de entrega a tempo hábil de compor o orçamento.
Esses grupos devem ser premiados e possuir “celebrações” de marcos ou quick wins (vitórias rápidas) realizadas para que estejam engajados e motivados.
Um bom cronograma
Depois disso tudo, estabelecemos um cronograma de implantação das ações elencadas, nesse ou no decorrer do exercício seguinte (atenção a distribuição dos ganhos ao longo do orçamento do ano).
Parecem ações simples e o são e, na minha experiência, essas ações, além de engajar o time no orçamento, traciona melhorias representativas no Custo Fixo.
Na média reduções de 12%-18%, representando mais Lucratividade para o negócio.
Se tiver dúvidas de como proceder com isso, fique a vontade para questionar, será um prazer responder.
Grande abraço e muito sucesso!
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