“Falta de direção, não falta de tempo, é o problema. Todos temos vinte e quatro horas no dia”.
– Zig Ziglar
Planejamento e gestão do tempo são questões recorrentes tanto na vida pessoal quanto nas empresas.
Constantemente, buscamos novos métodos para nos ajudar a administrar melhor nossas vidas e equipes. Uma das ferramentas de gestão que tem feito sucesso nos últimos anos é o PDCA.
Se você já tentou aplicar o método na sua empresa, ou equipe, e descobriu que, passadas algumas semanas, você já estava lutando para conseguir planejar e se pegou dizendo “Eu não consigo planejar porque eu não tenho tempo! Tudo o que aparece é urgente e importante”, você não está sozinho.
A verdade é que o PDCA só funciona quando você sabe PRIORIZAR. Essa palavra-chave da gestão do tempo e de atividades é o grande dilema dos líderes e gestores.
Frequentemente, em nossos clientes, encontramos gestores exatamente nessa situação. O que acontece é que essas pessoas se atolam em atividades operacionais. E não estou falando apenas de áreas como PCP e operações, mas também das áreas administrativas.
A maior consequência desse comportamento operacional, é que os líderes não se planejam, o que impacta na gestão como um todo. Mas existem técnicas e ferramentas que podem ajudar! Uma delas é a Matriz Urgente versus importante que você vê na imagem abaixo.
Essa matriz ajuda a definir quais atividades você deve resolver imediatamente, quais você deve planejar quando fazer (para que não se tornem urgente também e movam-se para o quadrante vizinho). Além de quais atividades devem ser delegadas e quais eliminar.
É muito importante trabalhar essa mentalidade, esse foco e essa clareza nas pessoas. Principalmente quando se você está implantando um projeto, pois se isso não for feito, pode ser que muitas situações urgentes apareçam e o projeto seja deixado de lado.
O resultado é que as pessoas deixam para fazer tudo em cima da hora ou atrasam tudo o que fazem, afetando a qualidade e prazo dos projetos.
Por isso é essencial uma gestão do tempo eficaz e saber priorizar tarefas. Se você pesquisar na internet vai descobrir centenas de artigos e imagens com dicas e passos para te ajudar a priorizar. Resolvi trazer aqui 7 passos que combinam a Matriz Urgente versus importante e algumas técnicas de gestão do tempo.
Nesse ponto do meu texto você deve estar pensando “Legal Cícero, mas eu já vi tudo isso antes, o que você tem de diferente pra mim”?
Bom, quando se trata de gestão de tempo pela liderança existe um arquétipo de como um líder deve dividir o seu tempo. Note que esse arquétipo é para líderes que não realizam trabalhos em campo, se esse for o seu caso você terá uma porcentagem de deslocamento muito maior.
Como você pode ver o arquétipo se divide em 6 categorias:
- Liderança/Gestão: Essas são as suas atividades já rotineiras, como reuniões semanais ou mensais, delegando e acompanhando seus liderados. Mas também a correção de problemas, ou quando você precisa ir atrás de algo. Elas são classificadas respectivamente em Rotina e Ativa.
- Treinamento e Melhoria: É quando você está treinando a sua equipe para ser melhor.
- Burocrático: Resolvendo questões burocráticas como contratos e contato com clientes.
- Físico: É quando você acaba fazendo a atividade do seu colaborador.
- Disponível: Comum ser 10 a 20% quando na área administrativa.
- Deslocamento: Como o próprio nome já diz, é quando você se desloca.
Se um projeto começa a ter problemas e dificuldades, eventualmente, o problema está na agenda do líder, que é muito operacional, ao invés de gerencial.
Mas como identificar se esse é o caso?
Nós utilizamos uma ferramenta chamada Matriz de Responsabilidades, com a qual nós realizamos um levantamento das atividades e suas características, frequência, se há indicador, entre outros, conforme a imagem abaixo.
Costumeiramente, esses levantamentos nos mostram várias atividades cruzadas, ou seja, líderes realizando atividades operacionais que não deveriam e até atividades que não são da sua área. Por incrível que pareça a última situação é bem típica.
Esse tipo de diagnóstico é muito útil para que os gestores saibam onde precisam ajustar suas agendas. Decidir quais tarefas é importante delegar, e identificar o que realmente deve ser priorizado.
Aplicando todas essas ferramentas em conjunto você deve ser capaz de priorizar melhor e finalmente fazer o ciclo PDCA completo.
E um lembrete rápido: seja realista com o seu tempo.
Grande abraço e muito sucesso!
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